Administratief bediende (voor Facility & Real Estate) - Ubiway Retail

Anderlecht
2019-11-26
2019-12-08

Ubiway Retail is gespecialiseerd in proximity retail en heeft winkels in winkelstraten, shoppingcenters, trein- en metrostations en luchthavens. We beschikken over een netwerk van 220 verkooppunten die op strategische plaatsen zijn gelegen en die sterke, herkenbare merken uitdragen (Press Shop, Relay, Hubiz, Hello!). U vindt in onze verkooppunten een uitgebreid aanbod aan pers en verschillende ‘on the go’ producten en diensten.

Voor de verdere uitbouw van onze organisatie zijn wij op zoek naar een (m/v) administratief bediende (voor Facility & Real Estate.

Missie

  • Binnen het Operations departement ondersteun je het team Facility & Real estate met de eerste lijn controle van facturen die gelinkt zijn aan het beheer van de winkelpanden (vaste en variabele huur bedragen, utilities kosten als water, gas en elektriciteit) en aan het beheer van de onderhouds- en installatie kosten (onderhoud en renovatie kosten). Je bent eveneens contact persoon voor de aangifte en betalingen van lokale taxen (logos, affichage, elektrisch vermogen,..).
  • Indien u fouten in de facturen ontdekt, communiceert u met alle betrokken partijen en volgt de rechtzettingen op.
  • Je rapporteert aan de facility & real estate manager die zelf rapporteert aan de Director Operations.
  • Je werkt voornamelijk op de hoofdzetel van Ubiway Retail (te Anderlecht).

Verantwoordelijkheden

Opvolging van de handelshuren, aanverwante kosten en kosten voor nutsvoorzieningen

  • Controle, goed- of afkeuren van facturen
  • Onderhouden van rapporteringen gericht op het opvolgen van deze kosten
  • Analyseren van het verbruik van water, gas en elektriciteit per winkel
  • Je werkt hierin samen met de Real Estate coördinator

Financiële project administratie

  • Opmaken van bestelbonnen en opvolging van de facturen
  • Budget beheer van de projecten in samenwerking met de Project Manager
  • Onderhoud en controle op de asset documentatie per winkel

Financiële administratie van het facilitair beheer

  • Controle, goed- of afkeuren van facturen
  • Budget beheer van het onderhoudsbudget in samenwerking van de Facility & Real Estate Manager
  • Onderhouden van rapporten en KPI’s om de kwaliteit van de onderhoudswerken op te volgen

Beheer van gemeentelijke, provinciale of specifieke taxen

  • Invullen van de aangiftes
  • Controle van de aanslagbiljetten
  • Onderhouden van rapportering gericht op het opvolgen van deze kosten

Varia

  • Ad hoc analyses (vb. Met betrekking tot internet lijnen, afvalbeheer, bank waarborgen,..)
  • Ondersteuning bij prijs aanvragen en vergelijkingen
  • Onderhoud van de alle ‘Facility & Real Estate’ databases
  • ...

Profiel

  • Je hebt ervaring in een administratieve omgeving met factuur en kosten opvolging
  • Affiniteit met technische/ IT gerelateerde onderwerpen is een pluspunt
  • Je werkt zeer precies/ nauwgezet en bent analytisch ingesteld
  • SAP ervaring is een plus
  • Je kan je uit de slag trekken met doorgedreven analyses in MS Excel
  • Kennis van zowel Nederlands en Frans zijn vereist
  • Team spirit zit in je DNA
  • Een 4/5den werkregime is mogelijk

Ons aanbod:

  • Een bijzonder boeiende functie waarin je de ruimte krijgt om zelf initiatief te nemen en mee te denken met de organisatie
  • Een degelijke opleiding en doorgroeimogelijkheden
  • Tewerkstelling in een dynamisch bedrijf waar mensen en kwaliteit centraal staan, in een sector in volle ontwikkeling
  • Contract van onbepaalde duur 
  • Marktconform salarispakket met extralegale voordelen
  • Je werkt voornamelijk vanuit ons hoofdkantoor in Anderlecht